第19回 情報共有化のポイント

今日いいか、と尋ねる目的はただ一つ。彼に報いるわたしの負担は軽減されない

情報共有化のポイント

(1)　目的・意義の理解

　なぜ情報共有化を進める必要があるのか、といった目的と意義を、対象となる従業員が充分に理解していることが大切です。説明会の実施や計画・立案時から現場当事者のを参画させたり、推進するにあたり適切な担当者を配置することも求められます。

(２) 情報提供者を報いる仕組みを作る（動機付け）

　従業員に対して情報提供だけを求めても、その従業員にとって情報が本人の優位性を築く要因となっている場合は、なかなか提供してはもらえません。また、情報化には入力するなどの手間も発生します。そのため、情報化推進には情報提供者を報いる仕組みの構築や動機付けを行うことが求められます。評価制度の見直しも効果的です。

(３) 入力負担の軽減

　入力の手間を軽減させること、いつでもどこでも入力できる環境を整えることは従業員にとって負担を軽減させることにつながるため効果的です。また、共有した情報に対しては①簡単な操作で必要な情報を入手できるようにすること、②共有した情報がどこにあるのかを周知することが求められます。

２次試験において、解答に「情報共有化」を記載する際は「だれが・だれとだれが（ＷＨＯ）」「なにを・どんな情報（ＷＨＡＴ）」という２点を盛り込むように解答しましょう。